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Notaires

La numérisation et l’archivage pour les Études Notariales :

Les solutions Triops Numéric, opérationnelles dans de nombreux offices notariaux en France, ont été pensées dans un seul but : favoriser et simplifier l’accès à tous les documents que vous manipulez quotidiennement !

Notre métier est de vous accompagner dans la mise en œuvre de la gestion électronique de l’information et des documents (GEID) :

Une connaissance du notariat
Une expérience reconnue
Une adaptation à vos besoins
Des coûts maîtrisés


Notre offre produit :

VIDIGED : Numérisation et GED autonome


Notre offre de prestation :

- Numérisation de fiche Bristol (comptable, client)
- Numérisation de Micro-fiche
- Numérisation des actes

Description de notre offre de prestation :

La numérisation :

Cette étape peut être :

Effectuée par nos équipes. Dans ce cas, nous prenons en charge l’ensemble de opération. Celle-ci sera effectuée par nos spécialistes dans vos locaux, évitant ainsi toute sortie de documents ou de photocopies hors de votre étude.
Effectuée par vos services. Vous pouvez, si vous le désirez, réaliser la numérisation avec vos propres outils. Nous récupérons alors vos supports et prenons en charge l’indexation.
Effectuée en partenariat avec vous. Vous pouvez nous confier une partie du travail, par exemple la reprise de l’historique, et numériser vous-même les minutes à venir.

L’indexation :

Ce traitement, qui permet d’affecter aux documents les critères qui permettront de les retrouver par la suite, peut être :

Effectué par nos soins. Cette indexation, effectuée dans nos locaux, est réalisée d’après le répertoire légal, par une équipe supervisée par un notaire.
Effectué par vos soins. Nous mettons gracieusement à votre disposition un logiciel vous permettant de saisir les informations et facilitant leur envoi dans nos locaux (disquette / mail). Une mauvaise indexation étant bien souvent synonyme de document introuvable, cette saisie, d’abord contrôlée par le service qualité, est ensuite, avant livraison, validée par un processus automatisé de vérification de cohérence.

La consultation :

Les documents numérisés et indexés sont consultables dans l’étude au travers d’une véritable solution de GEID, conçue pour permettre la recherche et l’accès rapide à un document. Ces outils développés en collaboration avec des notaires vous permettent de :

Retrouver et consulter instantanément l’information.
Rechercher « plein texte » . Vous n’êtes plus limité aux quelques index habituels (nom, prénom, date..., ). Tous les mots composant le contenu de vos document sont également indexés. Vous pouvez ainsi réellement accéder à toute la richesse de votre minutier.
Transmettre facilement par mail ou fax .
Copier-Coller tout ou partie de vos textes vers votre outil de production d’actes.

La conservation :

Nous disposons d’un coffre fort numérique dans lequel nous pouvons conserver les documents numériques de tous les notaires qui nous en font la demande, quelle que soit leur origine. Ainsi, vous avez la certitude que vos données seront conservées de façon professionnelle, pourront migrer sur d’autres générations de supports, et être restituées à tout moment. La fourniture d’une copie de vos bases est également possible sur le support de votre choix.

Nos point forts : 

Offre totalement modulable.
Facturation à l’acte.
Possibilité de sauvegarde de vos données dans notre coffre fort numérique.
Indexation en nos locaux supervisé par un notaire.

Greffes des Tribunaux de Commerce

La numérisation et l’archivage pour les Greffes des Tribunaux de Commerce :

Notre solution GED pour les Greffes des Tribunaux de Commerce !

Avec AMIGED , vos archives « mortes » prennent de la valeur ajoutée !

AMITEL a imaginé et développé une solution originale pour la dématérialisation des documents papier émanant des Greffes.

La solution AMIGED répond à vos problèmes de gestion, stockage, recherche, consultation, traitement, circulation de documents, diffusion de l’information au sein de votre Greffe.

La rapidité d’accès aux documents.
Plus de perte de dossiers.
Un gain de place important dans vos locaux.
La fin de la manutention des dossiers, des cartons d’archives lourds.
La disponibilité immédiate sur notre serveur des documents ainsi numérisés pour l’ensemble de votre clientèle.
L’indépendance par rapport à des organismes nationaux.

Source: http://www.amitel.fr